Datenschutz: Was Arbeitgeber dürfen (Teil 1)

München. Vieler Arbeitgeber und Führungskräfte sind unsicher, was in Sachen Arbeitnehmer-Datenschutz erlaubt ist und was nicht. Rechtsanwalt Manfred Schmid von der M Law Group in München gibt in unserer zweiteiligen Serie den Lesern der VerkehrsRundschau Antworten auf die wichtigsten Fragen:

Frage 1: Welche Daten darf der Arbeitgeber erheben, verarbeiten und nutzen?
Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von Arbeitnehmerdaten ist grundsätzlich nur dann erlaubt, wenn ein Gesetz dies erlaubt oder der Betroffene schriftlich eingewilligt hat. Der Arbeitgeber darf laut Bundesdatenschutzgesetz nur Daten erheben, die er braucht, um seinen Pflichten gegenüber den Mitarbeitern nachzukommen und seine Rechte zu wahren. Familienstand, Kinderzahl und Religion darf er also für die Gehaltsabrechnung speichern. Genauso die Staatsangehörigkeit für die Meldung an die Krankenkasse. Ebenso ist es zulässig, Geschlecht, Schul- und Berufsausbildung oder Sprachkenntnisse zu speichern. Es gibt aber auch sensible Daten wie die Gewerkschaftszugehörigkeit, ethnische Herkunft oder politische Meinung, die man nicht erfragen, speichern oder auswerten darf.

Kann ein Unternehmen den Arbeitnehmerdatenschutz umgehen?
Der Arbeitgeber kann zwar eigene Datenschutzregelungen mit den Mitarbeitern treffen – zum Beispiel im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder im Tarifvertrag. Darin ist aber nur eine Änderung der datenschutzrechtlichen Vorschriften zugunsten des Arbeitnehmers möglich.

Ist es erlaubt, dass der Chef das private Surfverhalten und die E-Mail-Korrespondenz im Büro kontrolliert?
Sofern die private Internetnutzung gestattet ist, gilt das Telekommunikationsgesetz. Selbst dann, wenn es kein ausdrückliches Verbot gibt und das private Surfen und Mailen im Konzern seit längerem Usus ist. Der Chef muss sich demnach an das Fernmeldegeheimnis halten und darf das Surfverhalten und die E-Mail-Verkehre der Mitarbeiter nur in Ausnahmefällen kontrollieren.

Zwar ist es erlaubt, bestimmte Webseiten zu sperren oder das Datum, die Uhrzeit und das Volumen von Datenverbindungen zu erfassen, um Störungen durch Viren zu erkennen – der Inhalt ist für den Chef allerdings tabu. Er darf durch die Datenerfassung auch nicht das Verhalten des Mitarbeiters kontrollieren oder seine Arbeit überprüfen, es sei denn, es ergeben sich konkrete Anhaltspunkte für einen Missbrauch.

Ist die private Internetnutzung verboten, greift das Bundesdatenschutzgesetz. Dann darf der Arbeitgeber nur stichprobenartig die Nutzungsgewohnheiten seiner Mitarbeiter mittels der Verbindungsdaten überwachen. Zum Beispiel, um herauszufinden, ob sie sich an das ausgesprochene Verbot halten. Er darf Internet- und E-Mail-Verbindungsdaten aber nicht nutzen, um Mitarbeiter systematisch zu kontrollieren.

Geschäftliche E-Mails darf der Arbeitgeber einsehen, denn sie unterliegen nicht dem Fernmeldegeheimnis. Allerdings gilt hierbei die Verhältnismäßigkeit. Unzulässig ist zum Beispiel, den Inhalt jeder E-Mail auszuwerten. Gestattet der Chef privates Surfen und Mailen, kann aber technisch nicht unterscheiden, ob die jeweilige Nachricht privat oder geschäftlich ist, schützt das Fernmeldegeheimnis die gesamte über den Internetanschluss abgewickelte Kommunikation. (ag)

Teil 2 der Serie veröffentlichen wir am 4. Mai 2012 unter www.verkehrsrundschau.de

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Datenschutz: Was Arbeitgeber dürfen (Teil 2)

München. Vieler Arbeitgeber und Führungskräfte sind unsicher, was in Sachen Arbeitnehmer-Datenschutz erlaubt ist und was nicht. Rechtsanwalt Manfred Schmid von der M Law Group in München gibt in unserer zweiteiligen Serie den Lesern der VerkehrsRundschau Antworten auf die wichtigsten Fragen:

Ist es zulässig, dass der Arbeitgeber das Bürotelefon überwachen lässt?
Wenn keine andere Vereinbarung besteht, ist es erlaubt, im Büro das Telefon auch privat zu nutzen – allerdings nur in angemessenem Umfang. Dabei muss das Fernmeldegeheimnis gewahrt bleiben. Das bedeutet, der Chef darf private Telefonate nicht heimlich mit- oder abhören.

Die Gesprächsdaten dienstlicher Telefonate darf er uneingeschränkt kontrollieren, die Mitarbeiter aber nicht belauschen. Ausnahme: Es besteht ein konkreter Verdacht, dass der Mitarbeiter vom Diensttelefon aus eine Straftat vorbereitet oder einen schwerwiegenden Verstoß gegen die Arbeitspflichten begeht. Dem Arbeitgeber ist es gestattet, die vom Mitarbeiter verursachten Kosten aufgeschlüsselt nach Zeitpunkt und Dauer festzuhalten. Unter Juristen ist umstritten, inwieweit man die vollständige Telefonnummer des Gesprächspartners speichern darf.

Besteht der begründete Verdacht, dass vermeintlich dienstliche Telefonate tatsächlich privater Natur sind, darf der Arbeitnehmer stichprobenhaft Verbindungsdaten kontrollieren. Eine regelmäßige Auswertung der Daten ohne Mitarbeitereinwilligung und gesetzliche Grundlage ist aber unzulässig.

Ist es rechtens, Mitarbeiter per Videokamera zu überwachen?
Eine systematische Videoüberwachung ist nicht erlaubt. Das gilt auch, wenn die Kamera sichtbar ist. Allenfalls bei schwerwiegenden arbeitsvertraglichen Pflichtverletzungen oder dem dringenden Verdacht auf eine Straftat, die nicht anders aufgeklärt werden kann, ist heimliches Filmen für einen befristeten Zeitraum erlaubt. Ist der Fall gelöst, muss man die Kamera wieder entfernen.

Jede Videoüberwachung unterliegt der Mitbestimmung des Betriebsrates oder der Personalvertretung. In öffentlich zugänglichen Räumen sind Kameras zulässig, wenn sie zur Wahrnehmung wichtiger betrieblicher Interessen erforderlich und verhältnismäßig sind. So muss sich ein Verkäufer in einem Warenhaus mit der Videoüberwachung abfinden. Denn damit will sein Chef mögliche Diebe überführen und nicht sein Verhalten überprüfen oder seine Arbeit dokumentieren. In Fällen, in denen die Mitarbeiter nicht der eigentliche Beobachtungsgegenstand sind, ist eine Auswertung des Filmmaterials zum Zweck einer mitarbeiterbezogenen Leistungs- und Verhaltenskontrolle unzulässig. Eine offene Videoüberwachung muss der Arbeitgeber anzeigen und die dadurch gewonnenen Daten unverzüglich löschen, nachdem sie ihren Zweck erfüllt haben.

Was darf über den Gesundheitszustand in der Personalakte stehen?
Die Verarbeitung von Gesundheitsdaten ist besonders kritisch. Bislang darf man Untersuchungen zum Gesundheitszustand eines Mitarbeiters nur vor und in speziellen Ausnahmefällen auch während des Arbeitsverhältnisses durchführen. So kann der Arbeitgeber die Beschäftigung von dem Ergebnis eines ärztlichen Checks abhängig machen, sofern es die Berufstätigkeit erfordert.

Arbeitnehmer, die krank sind, müssen dem Chef nicht sagen, was ihnen fehlt. Ausgenommen sind Fälle, in denen die Krankheit die Einsatzmöglichkeiten einschränkt oder bestimmte Schutzmaßnahmen voraussetzt, zum Beispiel bei einer Allergie. Die Diagnose, die der Arzt auf der Krankmeldung einträgt, geht nur an die Krankenkasse.

Darf man Mitarbeiterdaten im Konzernverbund einfach weitergeben?
Es gibt nach der bisherigen Rechtslage kein Konzernprivileg beim Transfer von Arbeitnehmerdaten. Jede Weitergabe von Daten zwischen rechtlich selbstständigen Unternehmen innerhalb eines Konzerns ist deshalb eine Datenübermittlung an Dritte, auch wenn sie den Beteiligten als interne Angelegenheit vorkommt. Wenn der Arbeitgeber also eine zentrale Personalverwaltung oder Buchhaltung anstrebt, braucht er dafür eine Rechtfertigung, zum Beispiel durch den Arbeitsvertrag. Ein allgemeiner Hinweis am Schwarzen Brett genügt nicht. Innerhalb der Europäischen Union ist der Datentransfer zwischen einem Mutterkonzern und seinen Töchtern übrigens unter denselben Voraussetzungen zulässig wie Datenübermittlungen im Inland.
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